ASSISTANTE DE DIRECTION SECRETAIRE GENERAL (H/F)

Notre client

William Sinclair Executive Search recherche, pour l'un de ses clients du secteur de l'assurance, un(e) Assistant(e) de direction F/H.

Ce poste basé à Paris est à pourvoir dans le cadre d'un CDI.

Votre mission

Rattaché(e) à la Direction Juridique et Secrétariat du Conseil, vos missions seront les suivantes :

Administratif
- Secrétariat : accueil téléphonique, gestion et traitement du courrier et des mails, rédaction et/ou mise en forme des correspondances
- Assurer la logistique des déplacements professionnels : réservations, hôtels, visas, dossiers voyage...
- Traiter des notes de frais
- Préparer/organiser et réaliser des supports, en vue des réunions

Tenue d'Agenda
- Organiser des réunions de la Direction, du Conseil d'Administration et des Comités de Direction sur les sujets du périmètre dédié pour l'année
- Gérer et optimiser le (s) agenda(s) : rendez-vous, entretiens, réunions, conférences, séminaires
- Assurer la planification des rendez-vous et des réunions de travail, gestion des salles, des ressources et des replanifications

Gestion des Conseils d'Administration :
- Gérer les calendriers
- Préparer et suivre les dossiers
- Contacter les secrétariats des Conseils, Commissions, Comités, autres administrateurs et membres du Conseil

Support Management
- Assurer l'assistanat d'un ou plusieurs membres du COMEX et le back up des autres assistantes de direction
- Assurer l'interface relationnelle entre les différents services en interne et en externe
- Organiser et participer aux réunions internes et aux séminaires de sa Direction et rédiger des comptes rendus
- Coordonner et mettre à jour les supports de présentation spécifiques à sa Direction

Votre profil

De formation Bac +2 type BTS Assistanat de Direction, vous justifiez d'une expérience professionnelle de minimum 10 ans dans une fonction similaire.

Vous possédez un excellent sens du relationnel et faites preuve d'autonomie, de réactivité, de rigueur et d'organisation. Votre discrétion ainsi que votre sens aigu de la confidentialité constituent des atouts essentiels pour réussir dans cette fonction.

Vous maîtrisez parfaitement les outils du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint...)