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Politique de protection des données personnelles

Informations sur l’engagement du Groupe William Sinclair dans le traitement des données à caractère personnel des candidats, salariés intérimaires et salariés permanents.

Version 2018-05-001 du 23 mai 2018.

La présente information fait suite aux nouvelles modalités du « Règlement Général de Protection des Données » dit RGPD et relatif à la protection des données personnelles.

Le Groupe William Sinclair pourra être amené à modifier les informations qui suivent, aussi, nous vous invitons à visiter régulièrement cette page afin d’y consulter les éventuelles nouveautés que nous y publierons.

Responsable du traitement des données personnelles

Toutes les données personnelles traitées par les sociétés membres du Groupe William Sinclair, dans le cadre de la présente Politique de confidentialité sont contrôlées par le Groupe William Sinclair, lequel est considérée comme responsable du traitement de vos données personnelles.

GROUPE WILLIAM SINCLAIR, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de PARIS sous le numéro 485 282 867, dont le siège social est sis au 102, Boulevard Malesherbes – 75017 PARIS.

Quelles sont les sociétés membres du Groupe William Sinclair susceptibles de recueillir des données à caractère personnel ?

Notre Groupe de Conseil en Ressources Humaines, est constitué à ce jour de 4 marques complémentaires :

A quels moments sont collectées vos données personnelles nécessaires à un recrutement ?

Quelles que soient les données personnelles recueillies, notre seul but est de favoriser l’emploi en faisant le lien entre nos clients et nos candidats. Collecter certaines de vos données personnelles, nous permet tout simplement de cibler au mieux les postes que vous recherchez et donc de vous faire des propositions en adéquation avec vos attentes.

Ainsi, nous collectons des données personnelles à différents moments de votre vie en tant que candidat chez nous :

  • Lors d’identification sur les réseaux sociaux, ou les CVthèques,
  • Lors de votre/vos candidatures,
  • Pendant le processus de recrutement,
  • Lors de la mise à jour de votre parcours professionnel.

Ces données sont récoltées par plusieurs biais, en premier lieu via les informations que les candidats indiquent eux-mêmes sur leurs profils personnels sur les réseaux sociaux, puis lors d’échanges téléphoniques et/ou écrits avec nos Consultants.

Ces données à caractère personnel ont toutes pour unique finalité :

  • De disposer et de fournir des renseignements nécessaires à votre identification et sélection en vue d’une ou de plusieurs propositions de postes.
  • D’échanger régulièrement avec nos candidats en vue de leur proposer des offres d’emplois à pourvoir, ou de mettre à jour leur dossier candidat dans l’optique d’un placement ultérieur.
  • L’appréciation de votre capacité à occuper l’emploi proposé ou vos aptitudes professionnelles.
  • Questionner nos candidats sur la qualité de nos services et de nos prestations par le biais de questionnaires dits de « satisfaction ».
  • D’assurer le suivi de vos candidatures en retraçant l’historique des propositions de postes que nous avons pu vous faire, ou des postes pour lesquels vous avez manifesté votre intérêt en postulant à l’une de nos annonces.
  • Les propositions de postes à pourvoir, dans un souci de réactivité, pourront se faire de différentes manières : contact téléphonique ou email.

Lors de votre candidature, l’ensemble des données requises sur le formulaire d’inscription sont, sauf mention contraire, nécessaires à la validation de celle-ci et à l’appréciation de vos aptitudes professionnelles pour occuper l’emploi proposé.Par ailleurs, lors de votre entretien physique réalisé par l’un de nos Consultants, ces informations seront validées à nouveau avec vous, voire complétées afin de favoriser votre recrutement chez l’un de nos clients.

Quelles sont exactement les données personnelles de nos candidats que nous collectons ?

Lors de la phase d’identification des candidats pour nos clients :

Nous récupérons via les réseaux sociaux, les CVthèques ou vos candidatures, uniquement les informations suivantes :

  • Nom et prénom,
  • Numéro de téléphone portable,
  • Adresse email,
  • Adresse postale,
  • Intitulé du poste actuellement ou dernièrement occupé,
  • Rémunération actuelle,

Toutes ces informations constituent un résumé du CV à destination de nos clients, via un outil de suivi client dénommé « progress report ».

Ce progress report est stocké dans notre base de données propriétaire, puis exporté sur tableur Excel à destination de nos clients.

Au préalable de l’envoi de ce progress report à nos clients et par soucis de confidentialité, nous cachons les données suivantes :

  • Votre nom de famille,
  • Vos coordonnées de contact téléphoniques ou électroniques,

Suite aux entretiens de qualification :

En sus des informations citées plus haut, et suite aux entretiens de qualification réalisés par nos Consultants (entretien physique ou à distance), nous complétons votre dossier, d’informations pertinentes et utiles dans le but de favoriser votre recrutement.

Cela constitue votre dossier de candidature complet, puisque se rajoutent les données suivantes :

  • Une évaluation technique,
  • Une évaluation comportementale,
  • Un compte rendu d’entretien décrivant le résumé de votre parcours professionnel et l’avis du recruteur sur votre savoir-faire et savoir-être, la cohérence de votre parcours, le ressenti du recruteur, vos atouts et vos limités propres,
  • Votre projection professionnelle,
  • Le résultat de vos références professionnelles en fonction des contacts que vous nous avez transmis par email, attestant ainsi de votre accord à la réalisation de celles-ci,
  • Ou les évaluations techniques de vos anciens employeurs que vous pourrez nous fournir si vos prises de références ne sont pas réalisables,
  • Vos prétentions salariales.

Toutes ces informations sont conservées dans votre dossier candidat sur notre logiciel propriétaire.

Quelles sont exactement les données personnelles de nos clients et prospects que nous collectons ?

Afin de suivre au mieux nos clients et ou prospects, et d’assurer une relation de proximité et de réactivité optimale, nous conservons dans notre logiciel propriétaire, certaines données utiles à la bonne connaissance des organisations qui nous mandatent ou nous ont mandaté par le passé.

  • Raison sociale,
  • Nom de la société mère ou du groupe d’appartenance,
  • Nom et prénom du client ou prospect mandant, intitulé de son poste, adresse email professionnelle ou personnelle si celle-ci nous est communiquée, numéro de téléphone professionnel ou personnel si celui-ci nous est communiqué.

Données non personnelles, mais nécessaire à une bonne compréhension du contexte et donc des besoins de nos clients ou prospects :

  • Adresse postale,
  • Numéro du standard,
  • Des indications économiques : chiffre d’affaire, secteur d’activité, code APE, SIREN,
  • Des indications liées aux Ressources humaines : Organigramme, moyenne d’âge, taux de turn over, effectifs par services supports, logiciels utilisés, le statut de client ou de prospect, la description de son activité et de ses concurrents, ses projets dits « RH » (externalisation, formations, difficultés managériales, culture d’entreprise, attentes spécifiques en terme de process de recrutement ou attentes spécifiques vis-à-vis de candidats potentiels, budget de formation, budget de masse salariale, prestataires habituels, projets en cours ou problématiques rencontrées, domaines d’interventions souhaités).
  • Un listing des projets de recrutements et/ou de formations sur lesquels nous avons été mandatés : projets en cours, vendus ou non vendus,
  • Les notes professionnelles prises lors du RDV de découverte ou lors de la prise de poste nécessaire au futur recrutement,
  • La planification des différents évènements, via un agenda de suivi des actions de recrutement.
  • Les données nécessaires à la facturation de nos clients : nom et prénom du destinataire de la facturation, adresse email professionnelle, numéro de téléphone professionnel, proposition commerciale indiquant en général les noms et prénoms du Manager ou N+1, ainsi que l’organisation de l’équipe, et enfin éventuellement les demandes de SFAC afin de nous assurer de la solvabilité de nos partenaires.

Quelle est la durée de conservation de vos données personnelles ?

  • Deux ans à compter du dernier contact s’agissant des données candidats et prospects. A ce titre, il est entendu par « contact » tous les moyens de communications qui nous permettent de mettre à jour un profil de société ou de candidat (mail, appel téléphonique, courrier papier…),
  • S’agissant des données clients : cinq ans, à compter de la dernière action de recrutement réalisée notamment en raison de notre obligation de conservation des documents commerciaux (article L 110-4du code de commerce).
  • A l’issue des 5 ans, ces données seront archivées à nouveau 5 ans, via la société pro-archives, afin de pouvoir répondre à nos obligations légales en cas de contrôle par les administrations compétentes (article L123-22 du code de commerce).

Commercialisation des données et cookies

Notre métier : le recrutement ! Aussi, aucune des données confiées au Groupe William Sinclair n’est commercialisée.
Enfin, les sites internet du Groupe William Sinclair ne disposent aucunement de cookies.

Vos données sont-elles partagées avec des tiers ?

Les données personnelles de nos candidats peuvent être communiquées à des tiers clairement identifiées, soit dans le but de maximiser les chances de recrutement, soit pour accompagner nos candidats dans le cadre de formations ou de coachings, soit enfin, pour répondre à nos obligations légales et administratives RH.

  • A nos clients à des fins de placement : Les sociétés du Groupe William Sinclair dénommées ci-dessus ont pris les mesures de sécurité, de confidentialité et d’intégrité nécessaires pour le transfert de vos données personnelles.
    Il est précisé que toutes les candidatures sont envoyées anonymement à nos clients, ceux-ci ne disposant que d’un numéro de dossier propre à chaque candidat (toutes les données personnelles des candidats sont ainsi supprimées avant envoi).
    Néanmoins, nous serons susceptibles de transmettre à notre client, votre CV, vos prétentions salariales, votre test technique, vos prises de références professionnelles, votre questionnaire comportemental et ce dans l’optique de favoriser votre placement.
  • Aux différentes entités du Groupe William Sinclair et ce à des fins de recrutement ou de formation uniquement.
  • À des tiers institutionnels ou non mais uniquement dans le cadre de nos obligations légales et administratives RH, comme par exemple : URSSAF, CAF, visite médicale, prévoyance, mutuelle, organismes de retraite, …
  • À des prestataires et éditeurs de logiciels et ce à des fins de gestion administrative et RH :
    Si vous souhaitez accéder à la politique de confidentialité des données personnelles de ces prestataires et éditeurs de logiciels, vous êtes invités à vous adresser directement à eux, à ce titre le Groupe William Sinclair se chargera de vous fournir les moyens de contacts utiles dans la mesure du possible.

Comment est assurée la sécurisation des données personnelles en notre possession ?

Toutes les données personnelles collectées par le Groupe William Sinclair sont hébergées sur des serveurs sécurisés en Union Européenne.

Quels sont vos droits et les moyens de contact pour les exercer ?

Vous pouvez exercer auprès des sociétés du Groupe William Sinclair dénommées ci-dessus, votre droit d’opposition à l’utilisation de vos données à caractère personnel.
Vous pouvez également exercer auprès des sociétés du Groupe William Sinclair dénommées ci-dessus vos droits d’accès, de rectification et de suppression des données à caractère personnel vous concernant et votre droit de définir, modifier et révoquer à tout moment des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données.

  • Tous ces droits peuvent être exercés en écrivant à l’adresse postale :
    GROUPE WILLIAM SINCLAIR – Référent RGPD – 102, Boulevard Malesherbes – 75017 PARIS
  • Ou en écrivant à l’adresse électronique : rgpd@williamsinclair.com

Dans tous les cas de figure, et pour toutes demandes, il sera demandé de justifier de votre identité (nom, prénom, adresse, copie d’un justificatif d’identité).
Toute demande non complète, ou ne garantissant pas la provenance de l’expéditeur/demandeur, ne sera pas traitée et devra faire l’objet d’une nouvelle demande conforme.

Votre engagement de sincérité

En nous transmettant votre candidature, via notre site William Sinclair Recrutement ou par tout autre moyen comme cela peut être le cas via les réseaux sociaux, vous vous engagez à fournir des informations sincères et réelles sur :

  • Votre parcours professionnel,
  • Les diplômes que vous avez obtenus,
  • La durée des postes que vous avez occupés et la nature des contrats dont vous étiez titulaire.

Nous vous précisons que nous sommes amenés à vérifier l’ensemble de ces informations lors de nos processus de recrutement.
Vous êtes avisé que toute information non sincère ou fausse déclaration sur l’obtention de vos diplômes, votre parcours professionnel ou vos compétences spécifiques constitue une manœuvre visant à tromper notre cabinet et nos clients sur vos compétences et à détourner nos processus de recrutement outre le fait que cela désavantage de façon déloyale d’autres candidats.
Vous reconnaissez expressément que de tels agissements engagent la responsabilité de leurs auteurs et acceptez en conséquence de nous garantir contre l’ensemble des conséquences pécuniaires – et des frais de conseil pour notre défense – découlant directement ou indirectement de toute réclamation ou action engagée à notre encontre à raison, en tout ou partie, d’un défaut de sincérité s’agissant d’informations que vous nous avez confiées.